Les règlements généraux

Adoptés en assemblée générale annuelle, le 29 mars 2017


Organisme sans but lucratif  dont les lettres patentes ont été obtenues le 4 janvier 1971 et enregistré au registraire des entreprises du Québec C.65 folio 50


CHAPITRE I

1. Définitions

À moins d’une indication contraire, dans ces règlements :

1.1 Centre d’action bénévole du Bas-Richelieu est désigné par l’abréviation « CABBR » ;
1.2 « conseil » désigne le conseil d’administration.

2. Nature et mission

2.1 Mission : Promouvoir et développer l’action bénévole dans la MRC de Pierre-De Saurel en soutien à des services d’aide, ainsi qu’aux organismes communautaires qui en expriment le besoin.

2.2 Statuts constitutifs : Les objets inscrits dans les Statuts constitutifs sont à l’Annexe A du présent document.

3. Siège social

3.1 Le siège social du CABBR est situé dans la MRC de Pierre-De Saurel;
3.2 La place d’affaires du CABBR est établie à un numéro civique que le conseil d’administration peut déterminer de temps à autre par simple résolution.

4. Adoption des règlements

Les administrateurs peuvent adopter des règlements conformes à la Loi ou à l’acte constitutif du CABBR et peuvent les révoquer ou les modifier. Le nouveau règlement, la révocation ou la modification prennent effet après leur adoption par le conseil. Toutefois, pour demeurer en vigueur, le nouveau règlement, la révocation ou la modification, doivent être ratifiés au cours d’une assemblée générale extraordinaire des membres, ou au cours de l’assemblée générale annuelle. Les 2/3 des membres présents doivent voter en faveur du nouveau règlement, de la révocation ou de la modification pour qu’ils soient adoptés.

5. Primauté

En cas de contradiction entre la Loi, l’acte constitutif ou les règlements, la Loi prévaut sur l’acte constitutif et sur les règlements, et l’acte constitutif prévaut sur les règlements.


CHAPITRE II
LES MEMBRES

1. Les membres

1.1 Membres actifs : sont membres actifs, les administrateurs, les bénévoles inscrits et les employés du CABBR.
1.2 Membres honoraires : le conseil d’administration peut désigner membre honoraire une personne dont il souhaite souligner la contribution exceptionnelle dans la réalisation de la mission du CABBR.

2. Critères d’adhésion

Pour adhérer au CABBR à titre de membre actif, l’individu doit répondre aux critères suivants :

2.1 Être majeur;
2.2 Avoir été accepté par le conseil sous réserve des résultats de l’enquête;
2.3 Avoir pris connaissance et signé le Contrat de confidentialité;
2.4 Avoir pris connaissance et signé le Code d’éthique et de déontologie;
2.5 Se conformer à toutes autres conditions d’admission décrétées par le conseil.

3. Droits des membres

Les membres assistent aux assemblées de l’organisme auxquelles ils sont invités, y ont droit de parole et de vote. Ils participent à des activités du CABBR.

4. Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par démission, inactivité, exclusion ou suspension.

4.1 Démission
Le membre qui souhaite démissionner doit signifier sa volonté par écrit au conseil d’administration. La démission prend effet après l’acceptation par le conseil ou soixante (60) jours après sa signification, selon le premier des deux évènements. Elle ne le libère toutefois pas de toute obligation contractée envers l’organisme avant que sa démission ne prenne effet.

4.2 Inactivité
Un membre qui demeure inactif pendant une période d’un an perd son statut de membre. Un renouvellement est possible à sa demande.

4.3 Exclusion ou suspension

Le conseil peut suspendre ou exclure un membre :
4.3.1 S’il ne correspond plus aux critères stipulés dans les présents règlements ou dans les politiques de régie interne de l’organisme;
4.3.2 Si, par ses agissements ou déclarations, il nuit ou tente de nuire à l’organisme.

4.4 Effet de la suspension ou de l’exclusion

Un membre suspendu ou exclu perd tous les droits et privilèges liés à son statut de membre. La perte de ses droits prend effet à compter de l’adoption de la résolution par le conseil. La suspension ou l’exclusion est signifiée par écrit. Le membre suspendu ou exclu peut toujours en appeler de cette décision en le signifiant par écrit au conseil d’administration dans les soixante (60) jours suivant son avis d’exclusion ou de suspension et ce point sera ramené à la rencontre suivante du conseil. Il pourra alors se faire entendre par le conseil. Suite à cette démarche, la décision alors prise est irrévocable.


CHAPITRE III
ASSEMBLÉES DES MEMBRES

1. Composition et pouvoirs de l’assemblée générale
L’assemblée générale est constituée des membres actifs et honoraires présents aux réunions. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres votants présents (1 vote par membre), sauf lors de dispositions contraires prévues au présent règlement ou par la Loi. Le vote se prend à main levée, à moins que la majorité des membres présents n’exige le scrutin secret.

Les membres de l’assemblée générale :

1.1 adoptent le rapport de ses activités;
1.2 adoptent le rapport du vérificateur lequel inclut les états financiers;
1.3 nomment le vérificateur externe;
1.4 élisent le conseil d’administration;
1.5 adoptent, amendent, abrogent les règlements généraux du CABBR en conformité au présent règlement.

2. Tenue de l’assemblée générale annuelle et convocation
2.1 L’assemblée générale des membres se tient une fois l’an et doit être convoquée dans les quatre (4) mois suivant la fin de l’exercice financier du CABBR.

2.2 L’assemblée générale est convoquée par le conseil d’administration au moyen d’un avis écrit, en format papier ou électronique, comportant le lieu, la date et l’heure ainsi que l’ordre du jour, le tout adressé à chaque membre, et par affichage dans les bureaux du CABBR, au moins quinze (15) jours avant la tenue de cette réunion.

2.3 Seules les personnes membres et les personnes invitées sont admises aux assemblées générales des membres. Le conseil peut faire une invitation publique s’il le juge pertinent pour une assemblée générale annuelle, en utilisant les médias locaux.

2.4 L’assemblée générale désigne à chaque année la personne, les personnes ou la firme à laquelle elle confie la tâche de vérifier les livres de l’organisme.

3. Assemblée générale extraordinaire

3.1. Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par la présidence du CABBR ou par résolution du conseil d’administration ou encore par requête écrite au conseil d’administration par dix pour cent (10 %) des membres en règle. Dans ce cas, le conseil d’administration doit tenir une telle assemblée dans un maximum de vingt et un (21) jours suivant la réception de la requête.

3.2. L’avis de convocation d’une assemblée générale extraordinaire doit indiquer, outre le lieu, la date et l’heure, l’objet pour lequel l’assemblée est convoquée. Seuls les sujets mentionnés pourront faire l’objet d’une décision à une telle assemblée. Tel avis doit être transmis à chaque membre en règle, au moyen d’un avis écrit, en format papier ou électronique, et par affichage dans les bureaux du CABBR, au moins quinze (15) jours avant la tenue de cette réunion.

4. Quorum

4.1 S’il s’agit d’une assemblée générale demandée par la présidence ou par le conseil, le quorum est constitué par dix (10) membres en règle présents, autres que ceux du conseil.

4.2 S’il s’agit d’une assemblée générale extraordinaire demandée par les membres, le quorum est constitué par la présence de dix pour cent (10 %) des membres en règle, incluant au moins les deux tiers (2/3) des membres signataires de la requête.



CHAPITRE IV
LE CONSEIL D’ADMINISTRATION


1. Composition

L’organisme est administré par un conseil composé de onze (11) membres. Les employés n’ont pas le droit de siéger au conseil d’administration.

Toute vacance au conseil d’administration entre les assemblées générales peut être comblée par résolution du conseil. Un administrateur ainsi désigné exerce cette charge jusqu’à expiration du mandat en autant qu’une assemblée générale subséquente le confirme dans cette fonction.

2. Durée du mandat

Sauf pour la première année après l’adoption de ce présent règlement, où exceptionnellement, cinq (5) administrateurs réalisent un mandat d’un (1) an, tous les mandats des administrateurs sont d’une durée de deux (2) ans et sont renouvelables. Les années suivantes, les administrateurs seront en alternance, soit six (6) l’année subséquente de l’adoption des présents règlements, puis cinq (5), puis six (6), ainsi de suite.

3. Rémunération

Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour l’exercice de leurs fonctions.

4. Démission, destitution et expulsion d’un administrateur

4.1. Cesse de faire partie du conseil et d’occuper sa fonction tout administrateur qui :
4.1.1. présente sa démission au conseil d’administration;
4.1.2. est déclaré inapte, décède, devient insolvable ou interdit;
4.1.3. cesse de posséder les qualifications requises;
4.1.4. est destitué par un vote des deux tiers (2/3) des membres actifs présents à une assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin.

4.2. L’administrateur absent de trois (3) réunions consécutives du conseil d’administration s’expose à l’expulsion.

4.3. Tout administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur du CABBR. Son intérêt personnel inclut notamment celui des membres de sa famille, de son conjoint, même de fait, ou d’une autre société ou organisme auquel la personne est intéressée, à quelque titre que ce soit. Il doit dénoncer sans délai au CABBR tout intérêt susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts et faire consigner cette déclaration d’intérêt au procès-verbal. L’administrateur concerné doit s’abstenir de délibérer et de voter sur la question et, par conséquent, doit se retirer le temps des délibérations.

5. Pouvoir du conseil d’administration

5.1. Voir à la préparation des prévisions budgétaires et des états financiers annuels; administrer les fonds du CABBR dans les limites fixées par la Charte et le présent règlement; prendre des engagements de nature financière pour le bénéfice de l’organisme; choisir une institution financière et y déposer les fonds de l’organisme;

5.2. Adopter les prévisions budgétaires;

5.3. Assumer la mise en œuvre du plan d’action, orientations, objectifs et priorités du CABBR;

5.4. Adopter le plan d’action;

5.5. Procéder à l’élection des dirigeants et désigner le comité exécutif;

5.6. Coopter au besoin des administrateurs, conformément au présent règlement;

5.7. Former au besoin des comités;

5.8. Établir les politiques internes;

5.9. Exercer au besoin tout autre pouvoir non prévu par les présents règlements, mais reconnu par la Loi;

5.10. Déléguer au besoin une partie de ses pouvoirs à la direction générale;

5.11. Autoriser les activités de financement;

5.12. Établir la politique et les cadres d’embauche du personnel, de sa rémunération et de ses conditions de travail;

5.13. Accepter les nouveaux membres.


CHAPITRE V
RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION


1. Les réunions

1.1. Le conseil d’administration se réunit au besoin, mais pas moins de six (6) fois par année.

1.2. Le quorum au conseil d’administration est la moitié du nombre d’administrateurs en poste plus 1. Ainsi, les sièges vacants ne comptent pas pour la détermination du quorum.

1.3. Le conseil d’administration peut inviter des observateurs à ses réunions. Ceux-ci ont droit de parole mais sans droit de proposer, d’appuyer ou de voter. Selon la nature des sujets traités, ils peuvent être appelés à se retirer ou à signer une entente de confidentialité.

2. Avis de convocation

2.1 Les rencontres régulières sont convoquées selon un calendrier établi par les administrateurs.

2.2 Dans le cas d’une assemblée extraordinaire, l’avis de convocation comprenant la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de la réunion doit parvenir aux administrateurs dans un délai minimal de quarante-huit (48) heures. L’avis est donné par le moyen de communication choisi par l’administrateur.

3. Participation à distance

Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une assemblée du conseil à l’aide des moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement ou électroniquement entre eux. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.


CHAPITRE VI
LE COMITÉ EXÉCUTIF

1. Composition

Le comité exécutif est composé des cinq (5) dirigeants suivants : le président, les deux (2) vice-présidents, le secrétaire et le trésorier.

2. Nomination

Lors de l’assemblée générale annuelle à laquelle il y a élection du conseil d’administration ou lors de la première rencontre du conseil, ce dernier désigne les membres du comité exécutif.

3. Durée du mandat

Le mandat est d’une durée d’une (1) année.

4. Rôle et pouvoirs

Le comité exécutif voit à la gestion courante des affaires du CABBR :

4.1 Il étudie les dossiers présentés au conseil et fait les recommandations qu’il juge pertinentes;
4.2 Il approuve les dépenses extraordinaires dans les limites établies par le conseil;
4.3 Il s’assure de l’exécution des décisions du conseil d’administration.

5. Réunion du comité exécutif

Le comité exécutif se réunit aussi souvent que nécessaire.

6. Quorum

Le quorum est établi à trois (3) dirigeants.


CHAPITRE VII
LES DIRIGEANTS

1. Le président :

Le président est le représentant officiel de la corporation. Cependant il peut, au besoin et en tout temps, déléguer ce pouvoir à un administrateur ou à la direction générale de l’organisme. Il assume le leadership du comité exécutif et du conseil d’administration. Notamment il:

1.1. Convoque les réunions du comité exécutif, du conseil d’administration et de l’assemblée générale;
1.2. Préside les réunions de ces instances;
1.3. Signe les documents requérant sa signature;
1.4. S’assure de la production du rapport annuel d’activités;
1.5. Peut confier, dans l’exécution de ses mandats, des tâches techniques au personnel de l’organisme.

2. Les vice-présidents :

2.1. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le premier vice-président le remplace et il en exerce tous les pouvoirs et toutes les fonctions;
2.2. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du premier vice-président, le deuxième vice-président le remplace.

3. Le secrétaire :

3.1. Voit à la garde de tous les documents et archives du CABBR;
3.2. Voit à la transmission aux membres des avis de convocation lorsque requis de le faire;
3.3. Tient les minutes des réunions, voit à la rédaction des procès-verbaux et les signe;
3.4. Signe les documents requérant sa signature;
3.5. Remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration;
3.6. S’assure de la mise à jour de la liste des membres de l’organisme;
3.7. S’assure de la mise à jour des livres et registres officiels de l’organisme;
3.8. Peut confier, dans l’exécution de ses mandats, des tâches techniques au personnel de l’organisme.

4. Le trésorier :

4.1. Voit à la garde des fonds et valeurs du CABBR qui sont déposés dans une institution financière désignée par le conseil d’administration;
4.2. Voit à la conservation des livres de comptabilité et fait rapport au conseil d’administration de la situation financière du CABBR;
4.3. Signe tous les documents requérant sa signature;
4.4. Remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration;
4.5. Voit à la préparation des états financiers mensuels et annuels;
4.6. Voit à la préparation du projet de prévisions budgétaires;
4.7. S’assure de la conformité des sorties de fonds;
4.8. Peut confier, dans l’exécution de ses mandats, des tâches techniques au personnel de l’organisme.


CHAPITRE VIII
LA DIRECTION GÉNÉRALE

1. Prestation de service

Sous l’autorité du conseil d’administration, la direction générale planifie et dirige l’ensemble des activités et des ressources humaines, matérielles et financières conformément aux orientations stratégiques et aux politiques établies du CABBR. Elle contribue à son avancement en termes de propositions, de projets et d’initiatives. Elle assume et accomplit les tâches et responsabilités décrites dans son contrat de travail et celles qui lui sont confiées de temps à autre par l’organisme, selon les règles de l’art, en conformité avec les lois applicables. Elle reçoit et expédie la correspondance et en informe le conseil d’administration. Elle doit travailler diligemment pour l’organisme, et ce, dans le cas de tout mandat spécifique.

2. Présence aux réunions du conseil

La direction générale participe aux délibérations du conseil d’administration avec droit de parole mais sans droit de proposer, d’appuyer ou de voter. Exceptionnellement, les administrateurs peuvent décider d’un huis clos entre eux.

3. Gestion comptable

La direction générale doit gérer les budgets selon les principes comptables généralement reconnus.

4. Annonces publiques

La direction générale relève directement du conseil d’administration en ce qui a trait aux annonces, revendications et prises de position publiques de l’organisme.


CHAPITRE IX
LES COMITÉS

1. Composition

Les comités formés par le conseil d’administration doivent inclure au moins un administrateur de l’organisme.

2. Rôle

Le rôle des comités est de se pencher sur des questions particulières afin de présenter des recommandations pertinentes au conseil d’administration. Les comités ont donc un pouvoir de recommandation.

3. Responsabilités et fonctionnement

La fonction de l'administrateur délégué au comité est de voir au respect du mandat qui a été confié et d'assurer un suivi auprès du conseil d’administration. Dans l’objectif d’atteindre un résultat spécifique, le comité peut faire appel à l’expertise d’une personne-ressource externe sur autorisation du conseil.



CHAPITRE X
AUTRES DISPOSITIONS

1. Les signataires

Les contrats, chèques ou autres effets de commerce doivent être signés par deux des signataires autorisés par le conseil.

2. Exercice financier

L’exercice financier du CABBR commence le premier jour de janvier et se termine le dernier jour de décembre de chaque année.

3. Liquidation et dissolution

3.1 L’organisme peut être dissous par le vote des deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale extraordinaire convoquée expressément à cette seule fin depuis au moins trente (30) jours.

3.2 L’assemblée qui décide de la dissolution doit constituer un comité de liquidation qui voit à ce que l’on procède en conformité avec les dispositions prévues dans la loi, les statuts et les règlements de l’organisme;

3.3 En cas de liquidation de ses biens, ces derniers seront dévolus à un ou des organisme(s) exerçant une activité similaire et désigné(s) par le conseil d’administration.

4. Amendements aux Statuts constitutifs

4.1 Tout amendement aux Statuts constitutifs du CABBR doit être soumis au conseil d’administration. Par la suite, le secrétaire doit donner un avis par écrit à tous les membres de la nature de tels amendements au moins quinze (15) jours avant la tenue de l’assemblée générale présentant les propositions d’amendements.

4.2 Telle résolution doit recevoir, pour être adoptée, l’appui d’au moins les deux tiers des membres présents à cette assemblée.



Adopté en assemblée générale le 29 mars 2017, à Sorel-Tracy.




Yves Langlois, président



Michel Huppé, secrétaire










Annexe A


Extrait des lettres patentes enregistrées à Québec, le 4 janvier 1971 au libre C.65 folio 50 des archives du ministère des institutions financières, compagnies et coopératives.

La corporation est constituée pour les objets suivants :

1. Former une association en vue de répondre bénévolement aux personnes dans le besoin pour tout service d’entraide communautaire;
2. Établir et exploiter un centre de bénévolat pour dispenser, donner et diffuser tout genre de service bénévole d’entraide et de charité;
3. Organiser des services d’informations, de renseignements et de mise en communication pour tout genre de services et d’entraide bénévole;
4. Acquérir, recevoir, posséder par contrat à titre onéreux ou gratuit, par donation entre vifs ou à cause de mort, tous biens mobiliers de quelque nature que ce soit; disposer de ces biens par contrat, vente, prêt, donation ou autrement, soit dans un but d’éducation et d’instruction, soit dans un but de bienfaisance, de charité, de compassion en conformité des règlements de la corporation;
5. Faire des placements mobiliers ou immobiliers, suivant les avis du conseil d’administration et au gré de ce dernier, et faire à l’égard de ces biens tous les actes de propriétés la plus absolue;
6. Advenant le cas de la dissolution de la corporation, les biens meubles et immeubles de la corporation seront distribués à des œuvres de charité ou de bienfaisance ou à des pauvres selon la recommandation de la majorité des membres du conseil d’administration alors en fonction;
7. Advenant la fusion de la corporation avec une autre corporation, ces mêmes meubles et immeubles pourront être cédés à la nouvelle corporation, mais à la condition qu’il y ait majorité des membres du conseil d’administration sur cette question;
8. Avoir pour les fins ci-dessus tous les pouvoirs et privilèges appartenant aux corporations civiles y compris ceux de faire des contrats à titre gratuit ou à titre onéreux, d’administrer ces biens et d’en disposer à la discrétion du conseil d’administration, de solliciter, recevoir et accepter des souscriptions, dons, legs, octrois ou autres contributions ou bénéfices;
9. Faire tous les règlements non contraires à la loi qui seront jugés propres à assurer le bon fonctionnement de la corporation;
Les administrateurs de la corporation sont autorisés à :
a) Faire des emprunts de deniers sur le crédit de la corporation;
b) Émettre des obligations ou autres valeurs de la corporation et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugées convenables;
c) Nonobstant les dispositions du Code Civil, hypothéquer, nantir ou mettre en gage les biens mobiliers ou immobiliers, présents ou futurs de la corporation, pour assurer le paiement de telles obligations ou autres valeurs, ou donner une partie seulement de ces garanties pour les mêmes fins et constituer l’hypothèque, le nantissement ou le gage ci-dessus mentionnés par acte de fidéicommis, conformément aux articles 23 et 24 de la Loi des pouvoirs spéciaux des corporations (Statuts refondus, 1964, chapitre 275), ou de toute autre manière;
d) Hypothéquer ou nantir les immeubles ou donner en gage ou autrement frapper d’une charge quelconque les biens meubles de la corporation, ou donner ces diverses espèces de garanties, pour assurer le paiement des emprunts faits autrement que par émission d’obligations, ainsi que le paiement ou l’exécution des autres dettes, contrats et engagements de la corporation;
e) Le montant auquel est limitée la valeur des biens immobiliers que peut acquérir et posséder la corporation, est de cent mille (100,000) dollars.